Posiadanie własnej firmy, czy to w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy działalności gospodarczej, wiąże się z obowiązkiem i kosztem prowadzenia księgowości. Niezależnie od tego czy zobligowani jesteśmy do prowadzenia księgi przychodów czy rozchodów czy też pełnej księgowości musimy pokazywać dowody zakupu oraz sprzedaży w naszym przedsiębiorstwie. Faktury zakupu, czyli te za które najczęściej kupowane są materiały i usługi dla naszej firmy, obniżają nam przychód, jednocześnie przyczyniając się do obniżenia podatku dochodowego, który co miesiąc musimy zapłacić.
Prawo nakłada na przedsiębiorcę obowiązek nie tylko przechowywania takich faktów i w ogóle wystawiania ich zamiast paragonów wraz z informacjami o nabywcy, takimi jak nazwa firmy, numer nip czy adres, ale także obliguje do księgowania ich. Przy książce przychodów i rozchodów księgowanie faktur zakupu odbywać się będzie w ramach kosztów, na pełnej księgowości zaś będziemy musieli uważać na jakim numerze konta dana faktura zakupowa będzie mogła zostać zaksięgowana.
Na każdy ponoszony wydatek, jeśli jesteśmy przedsiębiorcą, możemy wziąć fakturę. Jednak nie każdy koszt stanowi w tym przypadku koszt uzyskania przychodu, czyli koszt, który ściśle związany będzie z ponoszonym przychodem, będzie go tworzył lub zabezpieczał. Wszystkie ponoszone koszty, które możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w każdym miesiącu pomniejszać będą nam przychód, a od powstałej w wyniku odejmowania kwoty obliczany będzie podatek – oczywiście w zależności od wybranej przez nas na początku działalności skali podatkowej.
Najpopularniejszymi rodzajami kosztów uzyskania przychodów czyli tymi, które mogą zostać zaksięgowane w ramach faktur zakupowych, mogą być koszty zakupionych materiałów służących do produkcji danego towaru czy potrzebnych do świadczenia usługi, koszty towarów przeznaczonych do dalszej sprzedaży, np. w przypadku sklepu spożywczego, koszty wynajmu lokalu, oprogramowania czy nawet koszty paliwa kupowanego do samochodu będącego samochodem służbowym w firmie.